Por que é crucial a empresa ter um planejamento estratégico? “Tudo o que pode ser medido, pode ser melhorado”, sintetizou o pai da administração moderna Peter Ferdinand Drucker (1909 - 2005). Simples e precisa, essa premissa pode ser um bom guia no dia a dia dos profissionais de Business Intelligence e Analytics independente do tamanho e do escopo do projeto. Por isso, ao assumir a missão de fazer um planejamento estratégico para a profissional autônoma Fabiana, dou partida a uma série de pesquisas, que perpassam pelo empreendedorismo, em seguida, concentram-se na análise SWOT e na matriz 5W2H. Por fim, são pontuadas sugestões de indicadores-chave de desempenho. A meta é fazer um exímio dossiê para que ela possa ter informações importantes para iniciar seu processo de profissionalização e ter sucesso em sua empreitada.
O País oferece para Fabiana e para quem queira investir em seu próprio negócio uma boa infra-estrutura. Por isso, a profusão de empreendedores no Brasil é animadora e significativa. Conforme divulga o site do Ministério da Economia, o primeiro quadrimestre de 2022 registrou a abertura de mais de 1,3 milhão de empresas no país. O saldo no período ficou positivo, com 808.243 empresas abertas, descontadas as 541.884 empresas fechadas nos primeiros quatro meses do ano. Com esse resultado, o total de empresas ativas no país subiu para 19.373.257, o que demonstra que empreender no Brasil é uma tendência. Claro, é importante notar que o número de empresas fechadas - 541.884 - também é alto.
Para evitar que o projeto de Fabiana tenha esse doloroso desfecho, o primeiro passo é criar um planejamento estratégico. Segundo Nogueira (2014), o planejamento estratégico é um plano que abrange a organização como um todo, envolvendo objetivos e estratégias de longo prazo, constituindo como o ponto de partida para os planejamentos tático e operacional.
No caso de Fabiana, os desafios primários são: aumentar o volume de produção e reduzir os custos da operação da FáBolos para que haja sempre um ótimo fluxo de caixa e logo se conquiste um significativo capital de giro. Com isso, será possível tirar um maior salário (pró labore) e também aumentar investimentos em marketing digital e em infra-estrutura, culminando com mais incremento na produção e, consequentemente, maior lucratividade.
Para alcançar esse patamar, o primeiro ato é abrir oficialmente a empresa da Fabiana fazendo o registro de Microempreendedor Individual (MEI) no portal do Governo Federal. Com isso, a empresa da Fabiana ganhará um CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) e ela não mais se apresentará como autônoma e sim como microempreendedora. Longe de ser um mero detalhe ou algo burocrático, ter um CNPJ vai poder garantir diversos benefícios, entre eles os tributários (maior acesso à empréstimos) e os assistenciais (como seguro-saúde e licença-maternidade).
Para eliminar todos os vícios de um negócio informal, a próxima providência será a aplicação de uma análise SWOT na empresa FáBolos para vislumbrar as melhores estratégias. “Análise SWOT é uma ferramenta de gestão que serve para fazer o planejamento estratégico de empresas e novos projetos. A sigla SWOT significa: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças) e também é conhecida como Análise FOFA ou Matriz SWOT. (Casarotto,2019)
Forças: cardápio diversificado; bolos com ótima aceitação com seus clientes; empresa formalizada; crescimento de seguidores nas redes sociais; atendimento personalizado.
Fraquezas: margem de lucro mínima; não tem pronta entrega; infra-estrutura obsoleta, ausência de uma simples base de Customer Relationship Management (CRM ), ação que prever um conjunto de práticas, estratégias de negócio e tecnologias focadas no relacionamento com o cliente.
Oportunidades: Atender buffet e eventos corporativos, pois agora que ela emite nota fiscal; Intensificar divulgação pelas redes sociais; preparar kits a pronta entrega.
Ameaças: novos concorrentes; instabilidade econômica; reajuste dos preços dos ingredientes, aumento nas taxas dos app de entrega, como iFood.
Diante desse mapeamento, a próxima etapa é a aplicação da matriz 5W2H. para estruturar um plano de ação. Um plano baseado em feedback de seu publico-alvo, evitando achismo ou investidas sonhadoras.
“A matriz 5W2H é assim chamada para simplificar as diretrizes envolvidas em cada fase do plano de ação a que ela se propõe. Sabe o que é 5w2h?”
What? Why? Where? When? Who? How? How much?
Primeiro projeto: pesquisa de mercado para a FáBolos.
1) O que será feito?
Fabiana vai criar três tipos de pesquisas de mercado com a ajuda dos Formulários Google. Um formulário terá perguntas direcionadas para seus clientes ativos. Entre as perguntas sobre consumo, frequência de pedidos, incluir data de aniversário, data de aniversários de familiares próximos e um campo para receber sugestões de novos sabores. Importante também já colher o consentimento do cliente para envio de publicidade, conforme as regras da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoai (LGPD)
Também será necessário ter um formulário para aplicar entre os clientes que pediram apenas uma vez. Essa será a ação mais complexa, porém ultra necessária para que se descubra o motivo pelo qual o cliente não fez mais um pedido.
Por fim, é essencial ter um questionário para aplicar com potenciais clientes e amigos, a fim de descobrir novos insights e tendências de consumo, bem como conhecer as opiniões diversas de pessoas que consomem bolos.
2) Por que será feito?
Ao aplicar essas pesquisas, Fabiana poderá desenhar ações, sobretudo as de marketing, de forma mais assertiva e consistente.
3) Onde será feito?
Os formulários 1 e 2 poderão ser enviados pelo aplicativo WhatsApp, por email ou aplicado durante uma ligação telefônica ou pessoalmente. No caso, do formulário 3, poderá ser aplicado em pontos estratégicos, como em um salão de beleza ou até mesmo em uma praça do bairro.
4) Quando será feito?
A aplicação dessa pesquisa terá duração de sete dias. Será dedicado um dia para análises das respostas, que deverão atingir o número mínimo de 10 questionários respondidos no formulário 1 e 3. Já o formulário 2, poderá ter o mínimo de 5 participantes. .
5) Quem vai fazer?
Fabiana poderá trabalhar sozinha ou acionar uma amiga ou familiar para ajudá-la com essa empreitada.
6) Como será feito?
Antes de sair a campo, Fabiana e sua potencial ajudante terão de fazer testes com esses formulários para saber se as perguntas estão claras e objetivas. Elas também podem usar um uniforme, como uma camiseta da empresa, para ir à campo identificadas com a marca. Poderão também fazer antes da aplicação da pesquisa, uma pequena degustação dos produtos para as clientes. O importante é que Fabiana consiga captar o valor médio que seus potenciais clientes pagam por um bolo, como eles organizam a festa, como eles gostam de receber o bolo, como eles querem customizar o bolo. Ou seja, saber o comportamento do seu cliente.
7) Quanto vai custar?
Esse projeto deverá acontecer nas horas livres de trabalho ao longo de uma semana. Como haverá degustação e também o uso de camiseta com a marca da FáBolos, o custo máximo será de 200 reais.
Feita a análise das respostas, será desenhado um plano de ação para a FáBolos com a definição de indicadores-chave de desempenho (os chamados KPIs) de eficiência, de finanças, de produtividade e de satisfação do cliente, base essencial a um planejamento estratégico. Para ter êxito, é fundamental que eles estejam atrelados a três patamares: planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional. (Navarro. p 33)
O Key Performance Indicator (KPI), ou Indicador-Chave de Desempenho, é definido pela Fundação Nacional da Qualidade como “[...] uma informação quantitativa ou qualitativa que expressa o desempenho de um processo, em termos de eficiência, eficácia ou nível de satisfação e que, em geral, permite acompanhar sua evolução ao longo do tempo e compará-lo com outras organizações” (FNQ, 2014, p. 4).
Na prática, a equipe de BI terá como ponto de partida em seu planejamento estratégico analisar todas as informações disponíveis documentadas por Fabiana. Esse material também poderá ajudar na projeção de um empréstimo, bem como uma projeção de lucro futuro. Segundo Chiavenato (2019), avalie os resultados reais e esperados em horizontes de planejamento determinados em períodos, como mensal, semestral, anual e bianual.
Logo após o levantamento de dados e a análise de informações, criam-se os KPIs para a empresa. Afinal, ao analisar esses indicadores é possível avaliar se os processos estão sendo aplicados; identificar e reduzir desperdícios de matéria-prima.
Uma questão importante que o profissional de BI precisa ter em mente é que todo o indicador deve ter uma meta, ou seja, um valor que deve ser atingido em determinado período de tempo. A diferença entre o valor atual do indicador e a meta é chamada de gap ou lacuna.
A detecção do gap deve levar o gestor a descobrir a causa e implementar ações corretivas com status de urgência. Ou seja, os indicadores devem levar Fabiana a agir para conseguir o resultado esperado. Se o valor de um indicador sobe e desce e não leva o gestor a um plano de ação, é melhor jogar este indicador no lixo. (Francischini, p. 10)
Outra dica importante: um indicador importante a ser colocado em pauta é a rentabilidade diante do ROI (return on investment ou retorno sobre investimento) no que diz respeito ao valor dos ingredientes e infra-estrutura (gás, luz, deslocamento e impostos), hora/homem, investimento em marketing para acionar esse cliente versus o valor final do pedido.
Além das KPIs, o BI também precisa aplicar ao projeto conceito de Balanced Scorecard ou BSC. O termo foi cunhado pelos professores Robert S. Kaplan e David Norton em artigo para a Harvard Business Review de 1992 intitulado: “O Balanced Scorecard: Medidas que impulsionam o desempenho”.
Um Balanced Scorecard mostra o progresso ao longo do tempo para objetivos específicos, ou seja, é um modelo de gestão estratégica que auxilia a mensuração dos progressos das empresas rumo às suas metas de longo prazo. (Viergutz)
Como comenta Carpinetti (2010, p. 50), as teorias de gestão e estratégia operacional evoluíram e deixaram de perceber o desempenho da empresa unicamente nesses indicadores financeiros ou de produtividade, passando a considerar, também, a implantação de sistemas de medição de desempenho, os quais agrupavam indicadores financeiros e não financeiros em Dashboards.
Dessa maneira, ficará mais rápida e efetiva uma análise dos KPIs e também dos BSC, além de permitir o acompanhamento dos objetivos e das metas da empresa. Vale ressaltar que há projetos nos quais os Scorecard são inseridos em Dashboards e são chamados de Scoreboard. (Viergutz)
"O painel digital da Business Objects fornece informações abrangentes e precisas para a tomada de decisão. Ao visualizar graficamente os indicadores-chave de desempenho, os administradores conseguem identificar de imediato as áreas que precisam de atenção. " (Laudon. p.24)
Esse sistema de medição informatizado é chamado de Sistema de Informação Gerenciais (SIG), o qual ajuda a administração na tomada de decisões, evitando ações imprudentes pela falta de informação no momento e com o detalhamento preciso. (Navarro. p 70)
Em suma, quando são utilizados indicadores de desempenho, a empresa consegue tomar decisões mais efetivas e assertivas, pois são mensurados e avaliados não somente os resultados, mas também os erros, e assim se consegue uma melhora contínua nas operações da empresa.
No mundo Vuca (volátil, incerto, complexo e ambíguo) em que vivemos atualmente, ignorar esses conceitos pode representar a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma empresa. O U.S. Army War College utilizou esse conceito (Vuca) para explicar o mundo no contexto pós Guerra Fria. No entanto, ele também se aplica perfeitamente ao ambiente de negócios atual, o que gera novos desafios tanto para os profissionais quanto para as organizações, independente do seu tamanho.
Se aplicados todos esses conceitos em seu planejamento estratégico, Fabiana terá boas chances de sucesso em seu negócio. Terá também de se manter atenta porque o planejamento evoca também estar esperta para mudanças em seu cardápio, diante das novas demandas que seu público-alvo fará futuramente.
Que a Fabiana e muitas mulheres empreendedoras tenham muito sucesso em seus negócios!
Referências Bibliográficas
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CHIAVENATO, I .; Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. 9. ed. Barueri: Manole, 2019.
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Francischini, Andresa S. N e Francischini, Paulino G. Indicadores de Desempenho: Dos objetivos à ação — métodos para elaborar KPIs e obter resultados. Disponível em: https://www.amazon.com.br/Indicadores-Desempenho-objetivos-m%C3%A9todos-resultados-ebook/dp/B07HXXFSSL/ref=sr_1_3?adgrpid=80981306043&dchild=1&gclid=CjwKCAjwjuqDBhAGEiwAdX2cj7p9ohMBXEfjIfIjnRidMuT0poyepNBxaLbvBgg01W0QxXcbfZCpcRoCveYQAvD_BwE&hvadid=426015565835&hvdev=c&hvlocphy=1001773&hvnetw=g&hvqmt=b&hvrand=1612642719143786465&hvtargid=kwd-296311735862&hydadcr=5623_11235124&keywords=kpi+checklist&qid=1618688537&sr=8-3&asin=B07HXXFSSL&revisionId=&format=2&depth=1 Acesso em: 08 nov. 2022.
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Outros Site de consultas
https://www.siteware.com.br/blog/processos/kpis-indicadores-desempenho-construcao-civil/
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